1. E-Mail verfassen

• Klicken Sie auf die Schaltfläche NEUE E-MAIL.
• Im Adressfeld (An…) geben Sie die Empfängeradresse ein oder wählen eine Adresse aus dem Adressbuch indem Sie auf die Schaltfläche An… klicken.
• Im Feld Cc… können Sie weitere Empfänger eingeben, die eine Kopie der E-Mail erhalten sollen.
• Im Feld BETREFF geben Sie der E-Mail einen Titel (die Empfänger werden es Ihnen danken).
• Verfassen Sie die Nachricht.

1.1 Antworten und weiterleiten

• Wählen Sie eine soeben erhaltene Nachricht Ihrer Kollegin und schreiben Sie eine kurze Antwort.
• Nehmen Sie die gleiche Nachricht und leiten Sie diese an eine andere Kollegin weiter.

1.2 Bcc / Empfänger auswählen

• Verfassen Sie eine neue Nachricht.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche An… oder Cc…
• Geben Sie im Feld Bcc… die Empfänger ein.
• Senden Sie die Nachricht.
• Überprüfen Sie die empfangenen Nachrichten Ihrer Kolleginnen.

1.3 Zustellungs- und Lesebestätigung

• Erstellen Sie eine Neue Nachricht.
• Schreiben Die im Betreff «Bitte bestätigen».
• Wählen Sie einen Empfänger aus.
• Markieren Sie unter OPTIONEN > ZUSTELLUNGS- UND LESEBESTÄTIGUNG ANFORDERN.
• Senden Sie die Nachricht.
• Warten Sie auf die Zustellungs- und Lesebestätigung.

1.4 Nachrichten zurückrufen

• Erstellen Sie eine Neue Nachricht.
• Schreiben Sie im Betreff «Zurückrufen».
• Wählen Sie einen Empfänger aus.
• Senden Sie die Nachricht.

• Klicken Sie auf GESENDETE ELEMENTE.
• Öffnen (Doppelklick) Sie die soeben Gesendete Nachricht.
• Klicke Sie auf WAS MÖCHTEN SIE TUN?
• Wählen Sie DIESE NACHRICHT ZURÜCKRUFEN.
• Bestätigen Sie die Auswahl UNGELESENE KOPIEN DIESER NACHRICHT LÖSCHEN mit OK.

1.5 Datei direkt aus MS-Office senden

• Öffnen Sie ein kürzlich erstellte Word oder Excel Datei.
• Klicken Sie auf das auf DATEI > FREIGEBEN > KOPIE SENDEN > WORD-DOKUMENT.
• Das Programm MS-Outlook wird geöffnet und neue Nachricht wird erstellt.
• Gebe Sie die Empfängeradresse ein.
• Schreiben Sie einen kurzen Text.
• Klicken Sie auf SENDEN.

2. Kontakte eintragen

Um einen neuen Kontakt einzutragen, klicken Sie auf der Registerkarte START > NEUE ELEMENTE > KONTAKT (Ctrl + Umschalttaste + C).

• Tragen Sie die Namen und E-Mail-Adressen Ihrer Kolleginnen im Kurs ein.
• Mit der Schaltfläche SPEICHERN & SCHLIESSEN werden die neuen Kontakte im Adressbuch abgelegt.

2.1 Kontaktgruppe (Verteiler) erstellen

• Klicken Sie bei START > NEUE ELEMENTE > WEITERE ELEMENTE > KONTAKTGRUPPE (Ctrl + Umschalttaste + L).
• Im Fenster UNBENNANT > KONTAKTGRUPPE klicken Sie auf die Schaltfläche MITGLIEDER HINZUFÜGEN.
• Wählen Sie aus dem ADRESSBUCH die Kontakte Ihrer Kolleginnen im Kurs. Sie müssen die Kontakte einzeln mit einem Doppelklick und mit OK hinzufügen.
• Nachdem Sie alle Mitglieder hinzugefügt haben, geben Sie der Gruppe den Namen «EDV KURS».
• Speichern Sie abschliessend die Kontaktgruppe.
• Verfassen Sie eine neue Nachricht und senden Sie diese an die soeben erstellte Kontakt-gruppe (die Kontaktgruppe erscheint, wenn Sie auf An… klicken)
• Wählen Sie die Kontaktgruppe mit einem DOPPELKLICK aus und bestätigen Sie mit OK.

3. Termine / Besprechungen eintragen

• Gehen Sie im Kalender auf die Monatsansicht.
• Klicken Sie beim Mittwoch, 20. Januar 2021 im Feld auf die rechte Maustaste.
• Wählen Sie im Kontextmenü NEUER TERMIN.
• Im Terminfenster geben Sie einen Betreff und Ort ein, z.B. EDV Kurs und beim Ort Thalwil.
• Bei BEGINN und ENDE können Sie die Zeiten ändern, z.B. von 10:00 – 12:00.
• Um den Termin zu speichern, klicken Sie auf SPEICHERN & SCHLIESSEN.

3.1 Teilnehmer einladen

• Klicken Sie in der Monatsansicht mir der rechten Maustaste auf den erstellten Termin.
• Wählen Sie TEILNEHMER EINLADEN.
• Wählen Sie eine(n) Teilnehmer(in) aus dem Adressbuch aus.
• Bei der Auswahl aus dem Adressbuch bestimmen Sie, wer bei der Besprechung erforderlich oder optional ist.
• SENDEN Sie die Einladung an den oder die Teilnehmer.
• Wichtig: Die eingeladenen Teilnehmer müssen zusagen und auf die Einladung antworten.
• Beim geöffneten Termin klicken Sie auf NACHVERFOLGUNG um zu sehen, welche Personen den Termin angenommen oder eventuell abgelehnt haben.

4. Signatur erstellen

• Klicken Sie bei DATEI > OPTIONEN > E-MAIL auf SIGNATUREN.
• Klicken Sie im Dialogfenster SIGNATUREN UND BRIEFPAPIER auf NEU.
• Benennen Sie die Signatur z.B. Privat und geben Sie Ihren Namen und Vornamen ein.
• Sichern Sie die Signatur mit OK.
• Erstellen Sie eine neue Nachricht und fügen Sie die Signatur Privat ein.
• Erstellen Sie eine 2. Signatur und geben Sie dieser den Namen Geschäftlich.
• Fügen Sie hier zusätzlich einen Firmennamen ein, z.B. Verein Horizonte Thalwil.

5. Ordner erstellen

Klicken mit der rechten Maustaste auf den Ordner POSTEINGANG.

• Erstellen Sie zwei neue Ordner mit dem Namen Geschäftlich und Privat.
• Im nächsten Schritt bestimmen Sie die Absender, deren Nachrichten beim Empfang in die entsprechenden Ordner verschoben werden.

5.1 Regeln erstellen

Nachrichten von bestimmten Absendern filtern

• Wählen Sie mit der rechten Maustaste eine bestehende Nachricht aus, für die Sie eine Regel erstellen möchten.
• Klicken Sie im Kontextmenu auf REGELN > REGELN ERSTELLEN.
• Im Dialogfenster REGEL ERSTELLEN markieren Sie die beiden Kästchen VON … und ELEMENT IN ORDNER VERSCHIEBEN.
• Wählen Sie den Ordner PRIVAT aus und klicken Sie anschliessend auf OK.
• Sie bekommen eine Bestätigung, die Sie mit OK quittieren können.
• Bei der nächsten Meldung können Sie das Kästchen markieren und mit OK bestätigen.
• Lassen Sie sich von dem Teilnehmer mit der eingegebenen E-Mail-Adresse eine Nachricht senden. (Diese sollte beim Empfang in dem angegebenen Ordner abgelegt werden.)

Regel im Betreff

• Senden Sie sich gegenseitig eine Nachricht mit „Besprechung“ im Betreff.
• Erstellen Sie eine Regel, dass Nachrichten mit dem Betreff „Besprechung“ in den Ordner „Geschäftlich“ verschoben werden.

6. Tools zum Aufräumen

Postfach bereinigen

• Klicken Sie auf DATEI
• TOOLS ZUM AUFRÄUMEN
• POSTFACHBEREINIGUNG
• Sie befinden sich jetzt im Fenster POSTFACH AUFRÄUMEN.
• Suchen Sie nach Elementen, die älter als 0 Tage alt sind (alle Nachrichten werden gelöscht).
• Markieren Sie in der Liste alle Elemente und löschen Sie diese.

6.1 Ordner, Regeln und Signaturen löschen

Abschliessend können Sie alle Ordner, Signaturen (DATEI > OPTIONEN > E-MAIL > SIGNATUREN) und Regeln (DATEI > IINFORMATIONEN > REGELN), die Sie selbst erstellt haben, löschen.