1. E-Mail verfassen
- Klicken Sie auf die Schaltfläche NEUE E-MAIL.
- Im Adressfeld (An…) geben Sie die Empfängeradresse ein oder wählen eine Adresse aus dem Adressbuch indem Sie auf die Schaltfläche An… klicken.
- Im Feld Cc… können Sie weitere Empfänger eingeben, die eine Kopie der E-Mail erhalten sollen.
- Im Feld BETREFF geben Sie der E-Mail einen Titel (die Empfänger werden es Ihnen danken).
- Verfassen Sie die Nachricht.
1.1 Antworten und weiterleiten
- Wählen Sie eine soeben erhaltene Nachricht Ihrer Kollegin und schreiben Sie eine kurze Antwort.
- Nehmen Sie die gleiche Nachricht und leiten Sie diese an eine andere Kollegin weiter.
1.2 Bcc / Empfänger auswählen
- Verfassen Sie eine neue Nachricht.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche An… oder Cc…
- Geben Sie im Feld Bcc… die Empfänger ein.
- Senden Sie die Nachricht.
- Überprüfen Sie die empfangenen Nachrichten Ihrer Kolleginnen.
1.3 Zustellungs- und Lesebestätigung
- Erstellen Sie eine Neue Nachricht.
- Schreiben Die im Betreff «Bitte bestätigen».
- Wählen Sie einen Empfänger aus.
- Markieren Sie unter OPTIONEN > ZUSTELLUNGS- UND LESEBESTÄTIGUNG ANFORDERN.
- Senden Sie die Nachricht.
- Warten Sie auf die Zustellungs- und Lesebestätigung.
1.4 Nachrichten zurückrufen
- Erstellen Sie eine Neue Nachricht.
- Schreiben Sie im Betreff «Zurückrufen».
- Wählen Sie einen Empfänger aus.
- Senden Sie die Nachricht.
- Klicken Sie auf GESENDETE ELEMENTE.
- Öffnen (Doppelklick) Sie die soeben Gesendete Nachricht.
- Klicke Sie auf WAS MÖCHTEN SIE TUN?
- Wählen Sie DIESE NACHRICHT ZURÜCKRUFEN.
- Bestätigen Sie die Auswahl UNGELESENE KOPIEN DIESER NACHRICHT LÖSCHEN mit OK.
1.5 Datei direkt aus MS-Office senden
- Öffnen Sie ein kürzlich erstellte Word oder Excel Datei.
- Klicken Sie auf das auf DATEI > FREIGEBEN > KOPIE SENDEN > WORD-DOKUMENT.
- Das Programm MS-Outlook wird geöffnet und neue Nachricht wird erstellt.
- Gebe Sie die Empfängeradresse ein.
- Schreiben Sie einen kurzen Text.
- Klicken Sie auf SENDEN.
2. Kontakte eintragen
Um einen neuen Kontakt einzutragen, klicken Sie auf der Registerkarte START > NEUE ELEMENTE > KONTAKT (Ctrl + Umschalttaste + C).
- Tragen Sie die Namen und E-Mail-Adressen Ihrer Kolleginnen im Kurs ein.
- Mit der Schaltfläche SPEICHERN & SCHLIESSEN werden die neuen Kontakte im Adressbuch abgelegt.
2.1 Kontaktgruppe (Verteiler) erstellen
- Klicken Sie bei START > NEUE ELEMENTE > WEITERE ELEMENTE > KONTAKTGRUPPE (Ctrl + Umschalttaste + L).
- Im Fenster UNBENNANT > KONTAKTGRUPPE klicken Sie auf die Schaltfläche MITGLIEDER HINZUFÜGEN.
- Wählen Sie aus dem ADRESSBUCH die Kontakte Ihrer Kolleginnen im Kurs. Sie müssen die Kontakte einzeln mit einem Doppelklick und mit OK hinzufügen.
- Nachdem Sie alle Mitglieder hinzugefügt haben, geben Sie der Gruppe den Namen «EDV KURS».
- Speichern Sie abschliessend die Kontaktgruppe.
- Verfassen Sie eine neue Nachricht und senden Sie diese an die soeben erstellte Kontakt-gruppe (die Kontaktgruppe erscheint, wenn Sie auf An… klicken)
- Wählen Sie die Kontaktgruppe mit einem DOPPELKLICK aus und bestätigen Sie mit OK.
3. Termine / Besprechungen eintragen
- Gehen Sie im Kalender auf die Monatsansicht.
- Klicken Sie beim Mittwoch, 20. Januar 2021 im Feld auf die rechte Maustaste.
- Wählen Sie im Kontextmenü NEUER TERMIN.
- Im Terminfenster geben Sie einen Betreff und Ort ein, z.B. EDV Kurs und beim Ort Thalwil.
- Bei BEGINN und ENDE können Sie die Zeiten ändern, z.B. von 10:00 – 12:00.
- Um den Termin zu speichern, klicken Sie auf SPEICHERN & SCHLIESSEN.
3.1 Teilnehmer einladen
- Klicken Sie in der Monatsansicht mir der rechten Maustaste auf den erstellten Termin.
- Wählen Sie TEILNEHMER EINLADEN.
- Wählen Sie eine(n) Teilnehmer(in) aus dem Adressbuch aus.
- Bei der Auswahl aus dem Adressbuch bestimmen Sie, wer bei der Besprechung erforderlich oder optional ist.
- SENDEN Sie die Einladung an den oder die Teilnehmer.
- Wichtig: Die eingeladenen Teilnehmer müssen zusagen und auf die Einladung antworten.
- Beim geöffneten Termin klicken Sie auf NACHVERFOLGUNG um zu sehen, welche Personen den Termin angenommen oder eventuell abgelehnt haben.
4. Signatur erstellen
- Klicken Sie bei DATEI > OPTIONEN > E-MAIL auf SIGNATUREN.
- Klicken Sie im Dialogfenster SIGNATUREN UND BRIEFPAPIER auf NEU.
- Benennen Sie die Signatur z.B. Privat und geben Sie Ihren Namen und Vornamen ein.
- Sichern Sie die Signatur mit OK.
- Erstellen Sie eine neue Nachricht und fügen Sie die Signatur Privat ein.
- Erstellen Sie eine 2. Signatur und geben Sie dieser den Namen Geschäftlich.
- Fügen Sie hier zusätzlich einen Firmennamen ein, z.B. Verein Horizonte Thalwil.
5. Ordner erstellen
Klicken mit der rechten Maustaste auf den Ordner POSTEINGANG.
- Erstellen Sie zwei neue Ordner mit dem Namen Geschäftlich und Privat.
- Im nächsten Schritt bestimmen Sie die Absender, deren Nachrichten beim Empfang in die entsprechenden Ordner verschoben werden.
5.1 Regeln erstellen
Nachrichten von bestimmten Absendern filtern
- Wählen Sie mit der rechten Maustaste eine bestehende Nachricht aus, für die Sie eine Regel erstellen möchten.
- Klicken Sie im Kontextmenu auf REGELN > REGELN ERSTELLEN.
- Im Dialogfenster REGEL ERSTELLEN markieren Sie die beiden Kästchen VON … und ELEMENT IN ORDNER VERSCHIEBEN.
- Wählen Sie den Ordner PRIVAT aus und klicken Sie anschliessend auf OK.
- Sie bekommen eine Bestätigung, die Sie mit OK quittieren können.
- Bei der nächsten Meldung können Sie das Kästchen markieren und mit OK bestätigen.
- Lassen Sie sich von dem Teilnehmer mit der eingegebenen E-Mail-Adresse eine Nachricht senden. (Diese sollte beim Empfang in dem angegebenen Ordner abgelegt werden.)
Regel im Betreff
- Senden Sie sich gegenseitig eine Nachricht mit „Besprechung“ im Betreff.
- Erstellen Sie eine Regel, dass Nachrichten mit dem Betreff „Besprechung“ in den Ordner „Geschäftlich“ verschoben werden.
6. Tools zum Aufräumen
Postfach bereinigen
- Klicken Sie auf DATEI
- TOOLS ZUM AUFRÄUMEN
- POSTFACHBEREINIGUNG
- Sie befinden sich jetzt im Fenster POSTFACH AUFRÄUMEN.
- Suchen Sie nach Elementen, die älter als 0 Tage alt sind (alle Nachrichten werden gelöscht).
- Markieren Sie in der Liste alle Elemente und löschen Sie diese.
6.1 Ordner, Regeln und Signaturen löschen
Abschliessend können Sie alle Ordner, Signaturen (DATEI > OPTIONEN > E-MAIL > SIGNATUREN) und Regeln (DATEI > IINFORMATIONEN > REGELN), die Sie selbst erstellt haben, löschen.