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E-Mail verfassen / Senden / Empfangen / Antworten / Weiterleiten / Drucken / Bcc Empfänger verbergen / Zustellung und Lesen bestätigen / Löschen / Wiederherstellen / Kontakte / Adresssbuch / Kalender / Termine / Besprechungen / Teilnehmer einladen

1   Posteingang

Wenn Sie Outlook starten befinden Sie sich auf der Registerkarte START im Ordner POSTEINGANG. In der linken Spalte sind die empfangenen Nachrichten aufgelistet. Wenn Sie auf eine Nachricht klicken wird der Inhalt angezeigt.

1.1   Mail verfassen

Um eine neue Nachricht verfassen klicken Sie links oben auf die Schaltfläche NEUE E-MAIL.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche NEUE E-MAIL.
  • Im Adressfeld (An…) geben Sie die Empfängeradresse ein oder wählen eine Adresse aus dem Adressbuch indem Sie auf die Schaltfläche An… klicken.
  • Im Feld Cc… können Sie weitere Empfänger eingeben, die eine Kopie der E-Mail erhalten sollen.
  • Im Feld BETREFF geben Sie der E-Mail einen Titel (die Empfänger werden es Ihnen danken).
  • Verfassen Sie die Nachricht.

1.2   Nachricht senden

Wenn Sie die Nachricht verfasst haben, können Sie diese an den oder die Empfänger senden. Bei den KATEGORIEN können Sie die Wichtigkeit HOCH oder NIEDRIG einstufen. Bei der NACHVERFOLGUNG werden Sie erinnert, den Status der Kommunikation zu überprüfen.

  • Senden Sie die soeben erstellte Nachricht an einen oder mehrere Empfänger.
  • Wählen Sie die Wichtigkeit HOCH.

1.3   Empfangen

Die Nachrichten landen im Posteingang Ihres E-Mails Programms. Das kann das Programm MS Outlook sein oder die Online Variante outlook.de. Andere Online E-Mail Services sind z.B. bluewin.ch, gmail.com, gmx.ch oder yahoo.com.

Wenn Sie eine Nachricht erwarten und diese noch nicht im Posteingang erscheint, können Sie auf der Registerkarte START auf die Schaltfläche ALLE ORDNER SENDEN/EMPFANGEN klicken oder die Funktionstaste F9 drücken.

1.4   Antworten / Weiterleiten

Nachrichten im Posteingang können Sie entweder nur lesen, beantworten oder weiterleiten. Wenn Sie auf eine Mail antworten, erscheint in der Betreffzeile der Zusatz AW: Beim Weiterleiten wird der Zusatz WG: angezeigt.

  • Wählen Sie eine soeben erhaltene Nachricht Ihrer Kollegin und schreiben Sie eine kurze Antwort.
  • Nehmen Sie die gleiche Nachricht und leiten Sie diese an eine andere Kollegin weiter.

1.5   Drucken

Wenn Sie die E-Mail als Ausdruck ablegen wollen, können Sie diese mit Hilfe der Druckfunktion ausdrucken.

  • Wählen Sie eine Nachricht aus.
  • Klicken Sie auf DATEI > DRUCKEN oder bei der Nachrichtenvorschau auf die rechte Maustaste > SCHNELLDRUCK, um die Nachricht auszudrucken.

1.6   Bcc / Empfänger nicht anzeigen

Wenn Sie eine Mail an mehrere Empfänger senden, und nicht wollen, dass die Empfängerliste bekannt ist, können Sie mit Bcc… die einzelnen Empfänger unsichtbar machen.

  • Verfassen Sie eine neue Nachricht.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche An… oder Cc…
  • Geben Sie im Feld Bcc… die Empfänger ein.
  • Senden Sie die Nachricht.
  • Überprüfen Sie die empfangenen Nachrichten Ihrer Kolleginnen

2   Zustellungs- und Lesebestätigungen

Bei wichtigen Nachrichten können Sie vom Empfänger eine Zustellungs- und Lesebestätigung anfordern. Die Übermittlungsbestätigung wird von Outlook selber generiert und gesendet. Für die Lesebestätigung ist die Interaktion des Benutzers nötig.

  • Erstellen Sie eine Neue Nachricht.
  • Schreiben Die im Betreff «Bitte bestätigen».
  • Wählen Sie einen Empfänger aus.
  • Markieren Sie unter OPTIONEN > ZUSTELLUNGS- UND LESEBESTÄTIGUNG ANFORDERN.
  • Senden Sie die Nachricht.
  • Warten Sie auf die Zustellungs- und Lesebestätigung.

3   E-Mails organisieren

Mit der Zeit kann der Posteingang ziemlich unübersichtlich werden. Sie können nicht mehr benötigte Nachrichten löschen. Die gelöschten Nachrichten landen im Order GELÖSCHTE ELEMENTE und können bei Bedarf abgerufen und auch ich einen anderen Ordner verschoben werden.

3.1   E-Mails löschen / wiederherstellen

  • Klicken Sie bei einer Nachricht, die Sie nicht mehr benötigen, auf die Schaltfläche löschen (oder Ctrl + D).
  • Die Nachricht verschwindet vom Posteingang.
  • Um zum Papierkorb (GELÖSCHTE ELEMENTE) zu gelangen, klicken Sie links auf ALLE ORDNER
  • Dort klicken Sie auf GELÖSCHTE ELEMENTE.
  • Wählen Sie eine Nachricht aus.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht.
  • Wählen Sie im Kontextmenü VERSCHIEBEN – IN ANDEREN ORDNER.
  • Wählen Sie den Ordner POSTEINGANG und klicken Sie auf OK.
  • Sie können die Wiederherstellung auch mit der Maus (Drag & Drop) durchführen.

3.2   Nachricht in Ordner verschieben

Wenn Sie Nachrichten behalten wollen, diese aber nicht unbedingt im Posteingang belassen wollen, macht es Sinn, Ordner zu erstellen und die Nachrichten nach Themen geordnet abzulegen.

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewählte Nachricht.
  • Wählen Sie VERSCHIEBEN – IN ANDEREN ORDNER.
  • Im Fenster ELEMENTE VERSCHIEBEN klicken Sie auf NEU.
  • Erstellen Sie einen Ordner mit dem Namen «Übungen».
  • Achten Sie darauf, dass der neue Ordner dem POSTEINGANG untergeordnet wird.

4   Kontakte im Adressbuch

Wenn Sie häufig mit gleichen Personen korrespondieren, ist es sinnvoll, die Adressen zu speichern. Sie müssen so nicht jedes Mal die Adresse neu eingeben.

4.1   Kontakte eintragen

Um einen neuen Kontakt einzutragen, klicken Sie auf der Registerkarte START > NEUE ELEMENTE > KONTAKT (Ctrl + Umschalttaste + C).

  • Tragen Sie die Namen und E-Mail-Adressen Ihrer Kolleginnen im Kurs ein.
  • Mit der Schaltfläche SPEICHERN & SCHLIESSEN werden die neuen Kontakte im Adressbuch abgelegt.

4.2   Kontakte bearbeiten

Wenn Sie Änderungen an den Kotaktdaten machen möchten, klicken Sie bei START auf die Schaltfläche ADRESSBUCH. Klicken Sie in der Liste mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt, den Sie ändern möchten. Im Kontextmenü wählen Sie EIGENSCHAFTEN, um den Kontakt zu bearbeiten. Ebenso können Sie den Kontakt mit einem Doppelklick öffnen und bearbeiten.

  • Fügen Sie bei den Kontakten Ihrer KollegInnen im Kurs bei der Firma Web Academy ein.

4.3   Kontakte löschen

Wenn Sie Kontakte nicht mehr benötigen, können Sie diese in der Liste bei ADRESSBUCH mit der rechten Maustaste anklicken und löschen.

4.4   Kontaktgruppe erstellen

Wenn Sie Nachrichten gleichzeitig an mehrere Empfänger senden, lohnt es sich Kontaktgruppen (Verteiler) zur erstellen, anstatt jeden einzelnen Empfänger aus dem Adressbuch herauszupicken.

  • Klicken Sie bei START > NEUE ELEMENTE > WEITERE ELEMENTE > KONTAKTGRUPPE (Ctrl + Umschalttaste + L).
  • Im Fenster UNBENNANT > KONTAKTGRUPPE klicken Sie auf die Schaltfläche MITGLIEDER HINZUFÜGEN.
  • Wählen Sie aus dem ADRESSBUCH die Kontakte Ihrer Kolleginnen im Kurs. Sie müssen die Kontakte einzeln mit einem Doppelklick und mit OK hinzufügen.
  • Nachdem Sie alle Mitglieder hinzugefügt haben, geben Sie der Gruppe den Namen «EDV KURS».
  • Speichern Sie abschliessend die Kontaktgruppe.
  • Verfassen Sie eine neue Nachricht und senden Sie diese an die soeben erstellte Kontakt-gruppe (die Kontaktgruppe erscheint, wenn Sie auf An… klicken)
  • Wählen Sie die Kontaktgruppe mit einem DOPPELKLICK aus und bestätigen Sie mit OK.

5   E-Mails mit Datei versenden

Sie können mit jedem E-Mail-Programm oder Online Service einer E-Mail Daten anfügen. Die maximale Grösse der Datei hängt vom Provider ab. Wichtig ist, dass beim Empfänger der E-Mail die Datei durch das installierte Antiviren Programm geprüft wird. Es kann vorkommen, dass eine Datei vom Antiviren Programm nicht «durchgelassen» wird und somit vom Empfänger nicht gelesen werden kann.

5.1   Dateien anfügen

  • Suchen Sie im Internet nach einer Bild-Datei, z.B. Gänseblümchen oder Daisy.
  • Speichern Sie die Datei in Ihrem (Netzwerk) Ordner ab.
  • Verfassen Sie eine neue E-Mail.
  • Wählen Sie als Empfänger eine Kontaktgruppe.
  • Geben Sie im Betreff Gänseblümchen ein.
  • Schreiben Sie einen kurzen Text.
  • Klicken Sie auf das Büroklammer Symbol DATEI ANFÜGEN.
  • Suchen Sie in Ihrem Ordner nach der Datei.
  • Klicken Sie auf die Datei und dann auf EINFÜGEN.
  • Senden Sie die Nachricht an Ihre Kontaktgruppe.

5.2   Datei direkt aus MS Office senden

Sie können auch direkt aus einer Office Anwendung (Word, Excel, PowerPoint) eine Datei an einen E-Mail-Empfänger senden.

  • Öffnen Sie ein kürzlich erstellte Word oder Excel Datei.
  • Klicken Sie auf das auf DATEI > FREIGEBEN > E-MAIL > ALS ANLAGE SENDEN.
  • Das Programm Outlook wird geöffnet und neue Nachricht wird erstellt.
  • Gebe Sie die Empfängeradresse ein.
  • Schreiben Sie einen kurzen Text.
  • Klicken Sie auf SENDEN.

6   Kalender

Mit Outlook können Sie Termine und Besprechungen planen und Teilnehmer zu Sitzungen einladen.

6.1   Termine / Besprechung eintragen

Um einen Termin einzutragen, klicken Sie auf das Kalender Symbol. Im Kalender können Sie verschiedene Ansichten wählen, z.B. Tages-, Wochen- oder Monatsansicht.

  • Gehen Sie im Kalender auf die Monatsansicht.
  • Klicken Sie beim Mittwoch, 01. April 2020 im Feld auf die rechte Maustaste.
  • Wählen Sie im Kontextmenü NEUER TERMIN.
  • Im Terminfenster geben Sie einen Betreff und Ort ein, z.B. EDV Kurs und beim Ort Thalwil.
  • Bei BEGINN und ENDE können Sie die Zeiten ändern, z.B. von 10:00 – 12:00.
  • Um den Termin zu speichern, klicken Sie auf SPEICHERN & SCHLIESSEN.

6.2   Termine bearbeiten

Um einen bestehenden Termin zu bearbeiten, klicken Sie doppelt auf den entsprechenden Termin.

  • Öffnen Sie den soeben erstellten Termin mit einem DOPPELKLICK.
  • Geben Sie im Feld ERINNERUNG (Glockensymbol) 2 Stunden ein.
  • Speichern Sie die Änderung.

6.3   Teilnehmer einladen

Bei einer geplanten Besprechung haben Sie die Möglichkeit Teilnehmer per E-Mail einzuladen. Wenn im Computernetz der Microsoft Exchange Server und die Freigabe von den Benutzern installiert sind, können Sie die Verfügbarkeit über den Terminkalender der Teilnehmer prüfen.

  • Klicken Sie in der Monatsansicht mir der rechten Maustaste auf den erstellten Termin.
  • Wählen Sie TEILNEHMER EINLADEN.
  • Wählen Sie eine(n) Teilnehmer(in) aus dem Adressbuch aus.
  • Bei der Auswahl aus dem Adressbuch bestimmen Sie, wer bei der Besprechung erforderlich oder optional ist.
  • SENDEN Sie die Einladung an den oder die Teilnehmer.
  • Wichtig: Die eingeladenen Teilnehmer müssen zusagen und auf die Einladung antworten.
  • Um zu sehen wer zugesagt hat, klicken Sie zuerst auf SENDEN/EMPFANGENALLE ORDNER SENDEN/EMPFANGEN
  • Beim geöffneten Termin wird oben links angezeigt wie viel Teilnehmende den Termin angenommen oder eventuell abgelehnt haben.

Wenn die Einladung an eine Gmail-Adresse gesendet und von diesem Teilnehmer angenommen wird, wird der zugesagte Termin im Google Kalender eingetragen. Umkehrt wird auch eine Termin Anfrage aus Gmail im Outlook Kalender eingetragen.

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