outlook 1 – kontakte / nachrichten

1. Kontakte im Adressbuch

Wenn Sie häufig mit gleichen Personen korrespondieren, ist es sinnvoll, die Adressen zu speichern.

1.1 Kontakte eintragen

Um einen neuen Kontakt einzutragen, klicken Sie auf der Registerkarte START > NEUE ELEMENTE > KONTAKT (Ctrl + Umschalttaste + C).

  • Tragen Sie die Namen und E-Mail-Adressen Ihrer Kolleginnen im Kurs ein.
  • Mit der Schaltfläche SPEICHERN & SCHLIESSEN werden die neuen Kontakte im Adressbuch abgelegt.

1.2 Kontakte bearbeiten

Um Änderungen an den Kotaktdaten vorzunehmen, klicken Sie bei START auf die Schaltfläche ADRESSBUCH. Beim ausgewählten Kontakt gelangen Sie über die rechte Maustaste auf EIGENSCHAFTEN. Beim ausgewählten Kontakt nehmen Sie die Änderungen vor. Kicken Sie abschliessend auf SPEICHERN & SCHLIESSEN.

  • Fügen Sie bei den Kontakten Ihrer KollegInnen im Kurs bei der Firma einen Namen ein.

1.3 Kontakte löschen

Wenn Sie Kontakte nicht mehr benötigen, können Sie diese in der Liste ADRESSBUCH: KONTAKTE mit der rechten Maustaste anklicken und löschen.

1.4 Kontaktgruppe erstellen

Wenn Sie Nachrichten gleichzeitig an mehrere Empfänger senden, lohnt es sich Kontaktgruppen (Verteiler) zur erstellen, anstatt jeden einzelnen Empfänger aus dem Adressbuch herauszupicken.

  • Klicken Sie bei START > NEUE ELEMENTE > WEITERE ELEMENTE >
    KONTAKTGRUPPE (Ctrl + Umschalttaste + L).
  • Im Fenster UNBENNANT > KONTAKTGRUPPE klicken Sie auf die Schaltfläche MITGLIEDER HINZUFÜGEN.
  • Wählen Sie aus dem ADRESSBUCH die Kontakte Ihrer Kolleginnen im Kurs. Sie müssen die Kontakte einzeln mit einem Doppelklick und mit OK hinzufügen.
  • Nachdem Sie alle Mitglieder hinzugefügt haben, geben Sie der Gruppe den Namen «PC-KURS».
  • Speichern Sie abschliessend die Kontaktgruppe.
  • Verfassen Sie eine neue Nachricht und senden Sie diese an die soeben erstellte Kontakt-gruppe (die Kontaktgruppe erscheint, wenn Sie auf An… klicken)
  • Wählen Sie die Kontaktgruppe mit einem DOPPELKLICK aus und bestätigen Sie mit OK.

2. Datei direkt aus MS Office senden

Sie können auch direkt aus einer Office Anwendung (Word, Excel, PowerPoint) eine Datei an einen E-Mail-Empfänger senden.

  • Öffnen Sie ein kürzlich erstellte Word oder Excel Datei.
  • Klicken Sie auf das auf DATEI > FREIGEBEN > KOPIE SENDEN > WORD-DOKUMENT.
  • Das Programm MS-Outlook wird geöffnet und neue Nachricht wird erstellt.
  • Gebe Sie die Empfängeradresse ein.
  • Schreiben Sie einen kurzen Text.
  • Klicken Sie auf SENDEN.

3. Bcc / Empfänger nicht anzeigen

Wenn Sie eine Mail an mehrere Empfänger senden, und nicht wollen, dass die Empfängerliste den einzelnen Empfängern nicht bekannt ist, können Sie mit Bcc… die Empfänger unsichtbar machen.

  • Verfassen Sie eine neue Nachricht.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche An… oder Cc…
  • Geben Sie im Feld Bcc… die Empfänger ein.
  • Senden Sie die Nachricht.
  • Überprüfen Sie die empfangenen Nachrichten Ihrer Kolleginnen.

Die Nachrichten landen im Posteingang Ihres E-Mails Programms. Das kann das Programm MS-Outlook sein oder die online Variante outlook.live.com. Andere online E-Mail Services sind z.B. bluewin.ch, gmail.com, gmx.ch oder yahoo.com. Wenn Sie eine Nachricht erwarten und diese noch nicht im Posteingang erscheint, können Sie auf der Registerkarte SENDEN/EMPFANGEN auf die Schaltfläche ORDNER AKTUALISIEREN klicken.

4. Automatische Antwort einrichten

Wenn Sie für längere Zeit per E-Mail nicht erreichbar sind, können Sie für die erhaltenen Nachrichten eine automatische Antwort einrichten. Somit teilen Sie dem Absender mit, dass Sie die Nachricht zwar erhalten haben, aber im Moment nicht antworten können.

  • Klicken Sie auf DATEI – AUTOMATISCHE ANTWORTEN.
  • Aktivieren Sie AUTOMATISCHE ANTWORT SENDEN.
  • Geben Sie einen Text ein.
  • Mit OK wird die Automatische Antwort aktiv.
  • Vergessen Sie nicht, wenn Sie wieder erreichbar sind, die Automatische Antwort auszuschalten.

5. Zustellungs- und Lesebestätigungen

Bei wichtigen Nachrichten können Sie vom Empfänger eine Zustellungs- und Lesebestätigung anfordern. Die Übermittlungsbestätigung wird von Outlook selber generiert und gesendet. Für die Lesebestätigung ist die Interaktion des Benutzers nötig.

  • Erstellen Sie eine Neue E-Mail.
  • Schreiben Sie im Betreff «Wichtig».
  • Wählen Sie einen Empfänger aus.
  • Markieren Sie unter OPTIONEN > ZUSTELLUNGS- UND LESEBESTÄTIGUNG ANFORDERN.
  • Senden Sie die Nachricht.
  • Warten Sie auf die Zustellungs- und Lesebestätigung.

6. Nachrichten zurückrufen

Manchmal kann es passieren, dass man eine gesendete E-Mail wieder zurückrufen möchten. Dabei erhält der Empfänger eine Nachricht, dass die soeben gesendete E-Mail von Ihnen zurückgerufen werden möchte. Wichtig ist hier, dass Sie das so schnell wie möglich machen, bevor der Empfänger die E-Mail gelesen hat.

  • Erstellen Sie eine Neue Nachricht.
  • Schreiben Die im Betreff «Zurückrufen».
  • Wählen Sie einen Empfänger aus.
  • Senden Sie die Nachricht.
  • Klicken Sie auf GESENDETE ELEMENTE.
  • Öffnen (Doppelklick) Sie die soeben gesendete Nachricht.
  • Klicken Sie bei VERSCHIEBEN auf das Symbol WEITERE VERSCHIEBEAKTIONEN.
  • Wählen Sie DIESE NACHRICHT ZURÜCKRUFEN.
  • Bestätigen Sie die Auswahl UNGELESENE KOPIEN DIESER NACHRICHT LÖSCHEN mit OK.

7. Antwort an andere(n) Empfänger

Wenn Sie zum Beispiel eine Nachricht an jemanden senden und vielleicht am nächsten Tag per E-Mail nicht ereichbar sind, können Sie einen anderen Empfänger als sich selber auwählen, der oder die eine Antwort bekommt. So sind Sie sicher, dass doch jemand eine eventuelle Antwort des Empfängers erhält. Komplizert nicht? Wir machen ein Beispiel.

  • Verfassen Sie eine neue Nachricht.
  • Wählen Sie den oder die Empfänger aus und schreiben Sie im Betreff „Bitte um Antwort“.
  • Klicken Sie auf OPTIONEN – WEITERE OPTIONEN – ANTWORT RICHTEN AN.
  • Beim Feld ANTWORT SENDEN AN geben Sie eine andere E-Mail-Adresse als die eigene an.
    (selbstverständlich können Sie auch die eigene E-Mail-Adresse auch stehen lassen und weitere hinzufügen)
  • Klicken Sie auf SCHLIESSEN und anschliessend noch auf die Schaltfläche SENDEN.
  • Überprüfen Sie, ob der gewählte Empfänger die Antwort erhalten hat.

8. Mehre Nachrichten weiterleiten

Nehmen wir an, dass eine Arbeitskollegin gerne über die Korrespondenz, die aus mehr als nur einer Nachricht besteht, informiert werden möchte. Das ist möglich, indem Sie die gewünschten Nachrichten im Posteingang auswählen und dann alle zusammen an die betreffende Empfängerin weiterleiten. Wir machen dazu eine Übung.

  • Wählen Sie im Posteingang mindestens 3 Nachrichten aus.
    (Mehrfachmarkierung mit Ctrl Taste)
  • Klicke Sie im blau markierten Bereich auf die rechte Maustaste.
  • Wählen Sie im Kontextmenu WEITERLEITEN.
    (die ausgewählten Nachrichten werden angefügt)
  • Geben Sie die Empfänger ein und schreiben Sie in die Betreffzeile „Weiterleitung“.
  • Klicken Sie anschliessend auf SENDEN.

9. Nachverfolgung

Damit Sie nicht vergessen, dass eine Nachricht vom Empfänger eventuell noch beantwortet werden soll, können Sie einer Nachricht eine Nachverfolgung hinzufügen. Es gibt vordefinierte Zeitfenster, wie zum Beispiel „Heute“ , „Morgen“ oder „Diese Woche“. Wenn Sie das entsprechende Kästchen wählen, wird die Nachverfolgung nach diesen Zeitraum deaktiviert. Noch mehr Möglichkeiten stehen Ihnen bei der benutzerdefinierten Nachverfolgung zu Verfügung.

9.1 Benutzerdefinierte Nachverfolgung

  • Klicken Sie bei der gesendeten Nachricht auf die rechte Maustaste.
  • Wählen Sie bei ZUR NACHVERVOLGUNG – BENUTZERDEFINIERT.
  • Bearbeiten Sie die Kennzeichnung und das Start- und Enddatum.
  • Aktivieren Sie die Erinnerung und wählen Sie den Zeitpunkt wo ein akustisches Signal ertönen soll.

10. Übermittlung verzögern

Es kann Situationen geben, wo Sie die erstellte Nachtricht nicht gleich an den oder die Empfänger gesendet werden soll. Zum Beispiel an eine Kollegin, von der Sie wissen, dass sie erst wieder zu einer gewissen Zeit wieder im Büro ist. Wenn Sie also den richtigen Zeipunkt wählen, verschwindet die Nachricht nicht in der Flut von anderen Nachrichten im Posteingang, sondern erscheint hoffentlich zuoberst bei den aktuell erhaltenen E-Mails. Wir probieren es gleich aus.

  • Verfassen Sie eine neue Nachricht.
  • Wählen Sie den oder die Empfänger aus und schreiben Sie im Betreff „Verzögert übermitteln“.
  • Klicken Sie auf OPTIONEN – WEITERE OPTIONEN – ÜBERMITTLUNG VERZÖGERN.
  • Wählen Sie bei ÜBERMITTLUNG VERZÖGERN BIS das gewünschte Datum und die Uhrzeit.
  • Klicken Sie auf SCHLIESSEN und anschliessend noch auf die Schaltfläche SENDEN.
  • Jetzt befindet sich die Nachricht im POSTAUSGANG.
  • Kontrollieren Sie im Ordner GESENDETE ELEMENTE ob die Nachricht zu dem gewünschten Zeitpunkt übermittelt wurde.

11. Nachrichten Vorlage

Wenn Sie bei Nachrichten immer wieder dieselben Informationen verwenden, die sich selten ändern, lohnt es sich Vorlagen zu erstellen, die bei Bedarf ergänzt werden können.

  • Erstellen Sie eine neue E-Mail.
  • Klicken Sie oben rechts auf VORLAGEN ANZEIGEN und dann auf +VORLAGE.
  • Geben Sie den Vorlagentitel und Text ein, z.B.

    Sehr geehrte Damen und Herren

    Freundliche Grüsse
    Max Muster
  • Klicken Sie auf SPEICHERN.

Um die Vorlage zu verwenden, klicken Sie bei einer neuen Nachricht auf die gewünschte Vorlage.

12. Signatur erstellen

Wenn Sie geschäftlich oder auch privat E-Mails versenden, ist es für die Empfänger nützlich, Ihre Adressdaten zu erhalten, wie z.B. Name Vorname, Firma, Anschrift, Telefonnummern und E-Mail-Adresse. Damit Sie nicht jedes Mal diese Angaben schreiben müssen, können Sie eine Signatur erstellen, die automatisch am Ende der Nachricht eingefügt wird.

Signatur erstellen

  • Klicken Sie bei DATEI > OPTIONEN > E-MAIL auf SIGNATUREN.
  • Klicken Sie im Dialogfenster SIGNATUREN UND BRIEFPAPIER auf NEU.
  • Benennen Sie die Signatur z.B. Privat und geben Sie Ihren Namen und Vornamen ein.
  • Sichern Sie die Signatur mit OK.
  • Erstellen Sie eine neue Nachricht und fügen Sie die Signatur Privat ein.
  • Erstellen Sie eine 2. Signatur und geben Sie dieser den Namen Geschäftlich.
  • Fügen Sie hier zusätzlich einen Firmennamen ein, z.B. Verein Horizonte Thalwil.

13. E-Mails organisieren

Mit der Zeit kann der Posteingang ziemlich unübersichtlich werden. Sie können nicht mehr benötigte Nachrichten löschen. Die gelöschten Nachrichten landen im Order GELÖSCHTE ELEMENTE und können bei Bedarf abgerufen und auch ich einen anderen Ordner verschoben werden.

13.1 E-Mails löschen / wiederherstellen

  • Klicken Sie bei einer Nachricht, die Sie nicht mehr benötigen, auf die Schaltfläche löschen (oder Ctrl + D).
  • Die Nachricht verschwindet vom Posteingang.
  • Um zum Papierkorb (GELÖSCHTE ELEMENTE) zu gelangen, klicken Sie links auf ALLE ORDNER
  • Dort klicken Sie auf GELÖSCHTE ELEMENTE.
  • Wählen Sie eine Nachricht aus.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht.
  • Wählen Sie im Kontextmenü VERSCHIEBEN – IN ANDEREN ORDNER.
  • Wählen Sie den Ordner POSTEINGANG und klicken Sie auf OK.
  • Sie können die Wiederherstellung auch mit der Maus (Drag & Drop) durchführen.

13.2 Nachricht in Ordner verschieben

Wenn Sie Nachrichten behalten wollen, diese aber nicht unbedingt im Posteingang belassen wollen, macht es Sinn, Ordner zu erstellen und die Nachrichten nach Themen geordnet abzulegen.

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewählte Nachricht.
  • Wählen Sie VERSCHIEBEN > IN ANDEREN ORDNER.
  • Im Fenster ELEMENTE VERSCHIEBEN klicken Sie auf NEU.
  • Erstellen Sie einen Ordner mit dem Namen «Übungen».
  • Achten Sie darauf, dass der neue Ordner dem POSTEINGANG untergeordnet wird.