outlook 2 – regeln / spam

1. Nachrichten Filtern

Wenn Sie oft von gleichen Absendern E-Mails empfangen, lohnt es sich diese vorgängig zu sortieren. Dazu werden Ordner erstellt. Beim Empfang wird die entsprechende Mail gefiltert und in den definierten Ordner verschoben.

1.2. Ordner Erstellen

Bevor Sie Filter definieren, erstellen Sie die entsprechen Ordner im Posteingang. Die empfangenen Mails werden durch die definierten Regeln in den entsprechenden Ordern abgelegt.

Ordner erstellen

  • Klicken mit der rechten Maustaste auf den Ordner POSTEINGANG.
  • Erstellen Sie zwei neue Ordner mit dem Namen Geschäftlich und Privat.
  • Im nächsten Schritt bestimmen Sie die Absender, deren Nachrichten beim Empfang in die entsprechenden Ordner verschoben werden.

1.3 Regel erstellen

Regeln sind Kriterien, nach denen die empfangenen Nachrichten aussortiert werden sollen. Das können Absender-Adressen oder Begriffe sein, die in der Betreffzeile oder im Inhalt der Nachricht stehen.

Nachrichten von bestimmten Absendern filtern

  • Wählen Sie mit der rechten Maustaste eine bestehende Nachricht aus, für die Sie eine Regel erstellen möchten.
  • Klicken Sie im Kontextmenu auf REGELN > REGELN ERSTELLEN.
  • Im Dialogfenster REGEL ERSTELLEN markieren Sie die beiden Kästchen VON … und ELEMENT IN ORDNER VERSCHIEBEN.
  • Wählen Sie den Ordner PRIVAT aus und klicken Sie anschliessend auf OK.
  • Sie bekommen eine Bestätigung, die Sie mit OK quittieren können.
  • Bei der nächsten Meldung können Sie das Kästchen markieren und mit OK bestätigen.
  • Lassen Sie sich von dem Teilnehmer mit der eingegebenen E-Mail-Adresse eine Nachricht senden. (Diese sollte beim Empfang in dem angegebenen Ordner abgelegt werden.)

Regel für Betreff

  • Senden Sie sich gegenseitig eine Nachricht mit „Besprechung“ im Betreff.
  • Erstellen Sie eine Regel, dass Nachrichten mit dem Betreff „Besprechung“ in den Ordner „Geschäftlich“ verschoben werden.

2. Junk-E-Mail (Spam)

Wer kennt das nicht? Man hat den PC für eine Weile nicht verwendet und beim nächsten Abrufen der Nachrichten wird Ihr Posteingang mit Werbe-E-Mails (Spam) zugestopft. Outlook hat schon ab der Installation einen Spam Filter, welcher ungewollte Mails in den Junk-E-Mail-Ordner verschiebt. Doch mit der Zeit kommen immer mehr ungewollte Absender dazu, deren Nachrichten man nicht gerne im Posteingang haben möchte.

2.1 Absender sperren

Vorgehensweise

  • Um einen Absender zu sperren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht und wählen im Kontextmenü JUNK-E-MAIL > ABSENDER SPERREN.
  • Zukünftige Nachrichten der gesperrten Absender werden in den Junk-E-Mail-Ordner abgelegt.

2.2 Sperrung aufheben

Es kann vorkommen, dass ein Absender versehentlich gesperrt wurde oder vom System als Junk-E-Mail eingestuft wurde. Um die Sperrung aufzuheben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht und wählen JUNK-E-MAIL > ABSENDER NIE SPERREN. Wenn Sie KEINE JUNK-E-MAIL wählen, wird die Nachricht in den Posteingang verschoben.

2.3 Junk-E-Mail-Optionen

Bein den JUNK-E-MAIL-OPTIONEN können Sie auf der Registerkarte OPTIONEN die Empfindlichkeit des Filters einstellen. Bei der ersten Auswahl werden nur Nachrichten von blockierten Absendern gefiltert. Bitte beachten Sie, dass bei der Auswahl HOCH auch E-Mails in den Junk-E-Mail-Ordner gelangen können, die nicht unbedingt „Spam“ sind.

3. Nachrichten zurückrufen

Manchmal kann es passieren, dass man eine gesendete E-Mail wieder zurückrufen möchten. Dabei erhält der Empfänger eine Nachricht, dass die soeben gesendete E-Mail von Ihnen zurückgerufen werden möchte. Wichtig ist hier, dass Sie das so schnell wie möglich machen, bevor der Empfänger die E-Mail gelesen hat.

  • Erstellen Sie eine Neue Nachricht.
  • Schreiben Die im Betreff «Zurückrufen».
  • Wählen Sie einen Empfänger aus.
  • Senden Sie die Nachricht.
  • Klicken Sie auf GESENDETE ELEMENTE.
  • Öffnen (Doppelklick) Sie die soeben Gesendete Nachricht.
  • Klicke Sie auf WAS MÖCHTEN SIE TUN?
  • Wählen Sie DIESE NACHRICHT ZURÜCKRUFEN.
  • Bestätigen Sie die Auswahl UNGELESENE KOPIEN DIESER NACHRICHT LÖSCHEN mit OK.
Outlook – Nachricht zurückrufen

4. Posteingang aufräumen

Wenn der Posteingang unübersichtlich wird, empfiehlt es sich Nachrichten in die entsprechenden Ordner zu verschieben (mit Drag&Drop) und auch wieder einmal den Junk-E-Mail und Gelöschte Elemente Ordner zu leeren.

4.1 Junk-E-Mail-Inhalt löschen

Was im Junk-E-Mail-Ordner abgelegt ist, bleibt so lange dort, bis dieser geleert wird. Also muss dieser von Zeit zu Zeit gesäubert werden.

  • Um alle Nachrichten im JUNK-E-MAIL-Ordner zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner JUNK-E-MAIL und wählen ORDNER LEEREN.

Alle Nachrichten im Junk-E-Mail-Ordner löschen

  • Löschen Sie alle Nachrichten im Junk-E-Mail-Ordner.

4.2 Gelöschte Elemente endgültig löschen

Bis jetzt konnten Sie noch alle versehentlich gelöschten Nachrichten aus diesem Ordner retten. Wenn Sie sicher sind, dass Sie auf die gelöschten Nachrichten endgültig verzichten können, können Sie auch hier alle Nachrichten löschen.

  • Um alle Nachrichten im Ordner GELÖSCHTE ELEMENTE zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner GELÖSCHTE ELEMENTE und wählen ORDNER LEEREN.

5. Signatur erstellen

Wenn Sie geschäftlich oder auch privat E-Mails versenden, ist es für die Empfänger nützlich, Ihre Adressdaten zu erhalten, wie z.B. Name Vorname, Firma, Anschrift, Telefonnummern und E-Mail-Adresse. Damit Sie nicht jedes Mal diese Angaben schreiben müssen, können Sie eine Signatur erstellen, die automatisch am Ende der Nachricht eingefügt wird.

Signatur erstellen

  • Klicken Sie bei DATEI > OPTIONEN > E-MAIL auf SIGNATUREN.
  • Klicken Sie im Dialogfenster SIGNATUREN UND BRIEFPAPIER auf NEU.
  • Benennen Sie die Signatur z.B. Privat und geben Sie Ihren Namen und Vornamen ein.
  • Sichern Sie die Signatur mit OK.
  • Erstellen Sie eine neue Nachricht und fügen Sie die Signatur Privat ein.
  • Erstellen Sie eine 2. Signatur und geben Sie dieser den Namen Geschäftlich.
  • Fügen Sie hier zusätzlich einen Firmennamen ein, z.B. Verein Horizonte Thalwil.

6. Tools zum Aufräumen

Bei Kapitel 4 haben Sie bereits gesehen, wie Sie nicht mehr benötigte Nachrichten löschen können. Unter dem Menu DATEI – TOOLS ZUM AUFRÄUMEN finden Sie weitere Werkzeuge, die das Aufräumen vereinfachen.

Postfach bereinigen

  • Klicken Sie auf DATEI
  • TOOLS ZUM AUFRÄUMEN
  • POSTFACHBEREINIGUNG
  • Sie befinden sich jetzt im Fenster POSTFACH AUFRÄUMEN.
  • Suchen Sie nach Elementen, die älter als 0 Tage alt sind (alle Nachrichten werden gelöscht).
  • Markieren Sie in der Liste alle Elemente und löschen Sie diese.

6.1 Ordner, Regeln und Signaturen löschen

Abschliessend können Sie alle Ordner, Signaturen (DATEI > OPTIONEN > E-MAIL > SIGNATUREN) und Regeln (DATEI > IINFORMATIONEN > REGELN), die Sie selbst erstellt haben, löschen.