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Ordner erstellen / Regeln / Filtern / Absender sperren / Spam / Junk / Nachricht zurückrufen / Posteingang aufräumen / Signaturen

1   Nachrichten Filtern

Wenn Sie oft von gleichen Absendern E-Mails empfangen, lohnt es sich diese vorgängig zu sortieren. Dazu werden Ordner erstellt. Beim Empfang wird die entsprechende Mail gefiltert und in den definierten Ordner verschoben.

1.1   Ordner Erstellen

Bevor Sie Filter definieren, erstellen Sie die entsprechen Ordner im Posteingang. Die empfangenen Mails werden durch die definierten Regeln in den entsprechenden Ordern abgelegt.

Ordner erstellen

  • Klicken mit der rechten Maustaste auf den Ordner POSTEINGANG.
  • Erstellen Sie zwei neue Ordner mit dem Namen Geschäftlich und Privat.
  • Im nächsten Schritt bestimmen Sie die Absender, deren Nachrichten beim Empfang in die entsprechenden Ordner verschoben werden.

1.2   Regel erstellen

Regeln sind Kriterien, nach denen die empfangenen Nachrichten aussortiert werden sollen. Das können Absender-Adressen oder Begriffe sein, die in der Betreffzeile oder im Inhalt der Nachricht stehen.

Nachrichten von bestimmten Absendern filtern

  • Wählen Sie mit der rechten Maustaste eine bestehende Nachricht aus, für die Sie eine Regel erstellen möchten.
  • Klicken Sie im Kontextmenu auf REGELN > REGELN ERSTELLEN.
  • Im Dialogfenster REGEL ERSTELLEN markieren Sie die beiden Kästchen VON … und ELEMENT IN ORDNER VERSCHIEBEN.
  • Wählen Sie den Ordner PRIVAT aus und klicken Sie anschliessend auf OK.
  • Sie bekommen eine Bestätigung, die Sie mit OK quittieren können.
  • Bei der nächsten Meldung können Sie das Kästchen markieren und mit OK bestätigen.
  • Lassen Sie sich von dem Teilnehmer mit der eingegebenen E-Mail-Adresse eine Nachricht senden. (Diese sollte beim Empfang in dem angegebenen Ordner abgelegt werden.)

Regel im Betreff

  • Senden Sie sich gegenseitig eine Nachricht mit „Besprechung“ im Betreff.
  • Erstellen Sie eine Regel, dass Nachrichten mit dem Betreff „Besprechung“ in den Ordner „Geschäftlich“ verschoben werden.

2   Junk-E-Mail (Spam)

Wer kennt das nicht? Man hat den PC für eine Weile nicht verwendet und beim nächsten Abrufen der Nachrichten wird Ihr Posteingang mit Werbe-E-Mails (Spam) zugestopft. Outlook hat schon ab der Installation einen Spam Filter, welcher ungewollte Mails in den Junk-E-Mail-Ordner verschiebt. Doch mit der Zeit kommen immer mehr ungewollte Absender dazu, deren Nachrichten man nicht gerne im Posteingang haben möchte.

2.1   Absender sperren

Vorgehensweise

  • Im Menu START können Sie über die Schaltfläche JUNK-E-MAIL einen ausgewählten Absender sperren.
  • Zukünftige Nachrichten der gesperrten Absender werden in den Junk-E-Mail-Ordner abgelegt.
  • Ebenso können Sie mit der rechten Maustaste auf eine unerwünschte Nachricht klicken und im Kontext-Menu JUNK-E-MAIL > ABSENDER SPERREN anklicken.

Absender sperren

  • Sperren Sie einen Absender.
  • Testen Sie, ob die nächste Nachricht des Absenders in den Junk-E-Mail-Ordner verschoben wird.

2.2   Sperrung aufheben

Es kann vorkommen, dass ein Absender versehentlich gesperrt wurde. Um die Sperrung rückgängig zu machen, klicken Sie (über die betreffende Nachricht > rechte Maustaste) auf JUNK-E-MAIL > JUNK-E-MAIL-OPTIONEN. Dort wählen Sie die Registerkarte BLOCKIERTE ABSENDER. Wählen Sie den Absender aus und klicken Sie auf ENTFERNEN. Bestätigen Sie mit OK.

Blockierte Absender entsperren

  • Heben Sie die Sperrung des soeben gesperrten Absenders wieder auf.

2.3   Junk-E-Mail-Optionen

Bein den JUNK-E-MAIL-OPTIONEN können Sie auf der Registerkarte OPTIONEN die Empfindlichkeit des Filters einstellen. Bei der ersten Auswahl werden nur Nachrichten von blockierten Absendern gefiltert. Bitte beachten Sie, dass bei der Auswahl HOCH auch E-Mails in den Junk-E-Mail-Ordner gelangen können, die nicht unbedingt „Spam“ sind. Bei dieser Einstellung sollte der Junk-E-Mail- Ordner regelmässig überprüft werden.

3   Nachrichten zurückrufen

Manchmal kann es passieren, dass man eine soeben gesendete Nachricht wieder zurückrufen möchten, d.h. dass diese den Empfänger nicht erreicht. Wichtig ist hier, dass Sie das so schnell wie möglich machen, bevor der Empfänger die Nachricht gelesen hat.

  • Erstellen Sie eine Neue Nachricht.
  • Schreiben Die im Betreff «Zurückrufen».
  • Wählen Sie einen Empfänger aus.
  • Senden Sie die Nachricht.
  • Klicken Sie auf GESENDETE ELEMENTE.
  • Öffnen (Doppelklick) Sie die soeben Gesendete Nachricht.
  • Klicke Sie auf WAS MÖCHTEN SIE TUN?
  • Wählen Sie DIESE NACHRICHT ZURÜCKRUFEN.
  • Bestätigen Sie die Auswahl UNGELESENE KOPIEN DIESER NACHRICHT LÖSCHEN mit OK.
  • Überprüfen Sie, ob die Nachricht bei dem Empfänger gelöscht wurde.

4   Posteingang aufräumen

Wenn der Posteingang unübersichtlich wird, empfiehlt es sich Nachrichten in die entsprechenden Ordner zu verschieben (mit Drag&Drop) und auch wieder einmal den Junk-E-Mail und Gelöschte Elemente Ordner zu leeren.

4.1   Junk-E-Mail-Inhalt löschen

Was im Junk-E-Mail-Ordner abgelegt ist, bleibt so lange dort, bis dieser geleert wird. Also muss dieser von Zeit zu Zeit gesäubert werden.

  • Um alle Nachrichten im JUNK-E-MAIL-Ordner zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner JUNK-E-MAIL und wählen ORDNER LEEREN.

Alle Nachrichten im Junk-E-Mail-Ordner löschen

  • Löschen Sie alle Nachrichten im Junk-E-Mail-Ordner.

4.2   Gelöschte Elemente endgültig löschen

Bis jetzt konnten Sie noch alle versehentlich gelöschten Nachrichten aus diesem Ordner retten. Wenn Sie sicher sind, dass Sie auf die gelöschten Nachrichten endgültig verzichten können, können Sie auch hier alle Nachrichten löschen.

  • Um alle Nachrichten im Ordner GELÖSCHTE ELEMENTE zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner GELÖSCHTE ELEMENTE und wählen ORDNER LEEREN.

5   E-Mail-Optionen

Bei den E-Mail-Optionen (DATEI > OPTIONEN > E-MAIL) bestimmen Sie unter anderem, in welchem Format E-Mails verfasst werden sollen, z.B. HTML, Rich Text oder nur Text. Hier können Sie auch Signaturen erstellen, die bei den E-Mails am Schluss der Nachricht hinzugefügt werden, z.B. Name, Adresse und Telefonnummer.

Bei den Optionen können Sie angeben, ob vor dem Senden eine Rechtschreibeprüfung durchgeführt werden soll und ob Sie für die E-Mails Hintergrundvorlagen verwenden möchten.

5.1   E-Mail-Format

Standardmässig werden E-Mail in Outlook im HTML Format erstellt. Damit können Sie Text formatieren und auch direkt Bilder in den Nachrichtentext einfügen. Der Nachteil dabei ist, dass unter Umständen die E-Mail relativ viel Speicherplatz benötigt und einige Zeit zum Übermitteln braucht.

5.1.1   Nur Text Format

Wenn Sie generell nur Text-Nachrichten versenden, empfiehlt sich die Einstellung NUR TEXT. E-Mails werden somit am Schnellsten gesendet und empfangen und können auch von jedem E-Mail-Programm (Client) gelesen werden.

E-Mail-Format ändern

  • Klicken Sie auf DATEI > OPTIONEN.
  • Klicken Sie bei OUTLOOKOPTIONEN die Auswahl E-MAIL.
  • Bei der Auswahl NACHRICHTEN VERFASSEN wählen Sie im Dropdown Menu NUR TEXT.
  • Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.
  • Verfassen Sie eine neue Nachricht.
  • Sie werden feststellen, dass keine Textformatierungen zu Verfügung stehen.
  • Setzen Sie das E-Mail-Format wieder auf HTML.
  • Erstellen Sie eine neue Nachricht und fügen Sie im Text ein Bild ein.
  • Senden Sie sich gegenseitig die Nachricht.

5.2   Signatur erstellen

Wenn Sie geschäftlich oder auch privat E-Mails versenden, ist es für die Empfänger nützlich, Ihre Adressdaten zu erhalten, wie z.B. Name Vorname, Firma, Anschrift, Telefonnummern und E-Mail-Adresse. Damit Sie nicht jedes Mal diese Angaben schreiben müssen, können Sie eine Signatur erstellen, die automatisch am Ende der Nachricht eingefügt wird.

Signatur erstellen

  • Klicken Sie bei DATEI > OPTIONEN > E-MAIL auf SIGNATUREN.
  • Klicken Sie im Dialogfenster SIGNATUREN UND BRIEFPAPIER auf NEU.
  • Benennen Sie die Signatur z.B. Privat und geben Sie Ihren Namen und Vornamen ein.
  • Sichern Sie die Signatur mit OK.
  • Erstellen Sie eine neue Nachricht und fügen Sie die Signatur Privat ein.
  • Erstellen Sie eine 2. Signatur und geben Sie dieser den Namen Geschäftlich.
  • Fügen Sie hier zusätzlich einen Firmennamen ein, z.B. Verein Horizonte Thalwil.

6   Tools zum Aufräumen

Bei Kapitel 4 haben Sie bereits gesehen, wie Sie nicht mehr benötigte Nachrichten löschen können. Unter dem Menu DATEITOOLS ZUM AUFRÄUMEN finden Sie weitere Werkzeuge, die das Aufräumen vereinfachen.

Postfach bereinigen

  • Klicken Sie auf DATEI > TOOLS ZUM AUFRÄUMEN > POSTFACHBEREINIGUNG
  • Sie befinden sich jetzt im Fenster POSTFACH AUFRÄUMEN.
  • Suchen Sie nach Elementen, die älter als 0 Tage alt sind (alle Nachrichten werden gelöscht).
  • Markieren Sie in der Liste alle Elemente und löschen Sie diese.
Outlook Postfach auräumen
Outlook Postfach aufräumen

6.1   Ordner, Regeln und Signaturen löschen

  • Abschliessend können Sie alle Ordner, die Sie selbst erstellt haben, löschen.
  • Auch alle gesetzten Regeln sollten gelöscht werden.
  • Vergessen Sie auch nicht die Signaturen zu entfernen.
  • Löschen Sie zudem noch alle Namen aus dem Adressbuch.

Diese Übungen sollten nur auf einem Übungs-PC durchgeführt werden.

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