outlook 3 – nachrichten / optionen

1. Nachverfolgung

Damit Sie nicht vergessen, dass eine Nachricht vom Empfänger eventuell noch beantwortet werden soll, können Sie einer Nachricht eine Nachverfolgung hinzufügen. Es gibt vordefinierte Zeitfenster, wie zum Beispiel „Heute“ , „Morgen“ oder „Diese Woche“. Wenn Sie das entsprechende Kästchen wählen, wird die Nachverfolgung nach diesen Zeitraum deaktiviert. Noch mehr Möglichkeiten stehen Ihnen bei der benutzerdefinierten Nachverfolgung zu Verfügung.

1.1 Benutzerdefinierte Nachverfolgung

  • Klicken Sie bei der gesendeten Nachricht auf die rechte Maustaste.
  • Wählen Sie „Benutzerdefiniert“.
  • Bearbeiten Sie die Kennzeichnung und das Start- und Enddatum.
  • Aktivieren Sie die Erinnerung und wählen Sie den Zeitpunkt wo ein akustisches Signal ertönen soll.

2. Übermittlung verzögern

Es kann Situationen geben, wo Sie die erstellte Nachtricht nicht gleich an den oder die Empfänger gesendet werden soll. Zum Beispiel an eine Kollegin, von der Sie wissen, dass sie erst wieder zu einer gewissen Zeit wieder im Büro ist. Wenn Sie also den richtigen Zeipunkt wählen, verschwindet die Nachricht nicht in der Flut von anderen Nachrichten im Posteingang, sondern erscheint hoffentlich zuoberst bei den aktuell erhaltenen E-Mails. Wir probieren es gleich aus.

  • Verfassen Sie eine neue Nachricht.
  • Wählen Sie den oder die Empfänger aus und schreiben Sie im Betreff „Verzögert übermitteln“.
  • Klicken Sie auf OPTIONEN – WEITERE OPTIONEN – ÜBERMITTLUNG VERZÖGERN.
  • Wählen Sie bei ÜBERMITTLUNG VERZÖGERN BIS das gewünschte Datum und die Uhrzeit.
  • Klicken Sie auf SCHLIESSEN und anschliessend noch auf die Schaltfläche SENDEN.
  • Jetzt befindet sich die Nachricht im POSTAUSGANG.
  • Kontrollieren Sie im Ordner GESENDETE ELEMENTE ob die Nachricht zu dem gewünschte Zeitpunkt übermittelt wurde.

3. Antwort an andere(n) Empfänger

Wenn Sie zum Beispiel eine Nachricht an jemanden senden und vielleicht am nächsten Tag per E-Mail nicht ereichbar sind, können Sie einen anderen Empfänger als sich selber auwählen, der oder die eine Antwort bekommt. So sind Sie sicher, dass doch jemand eine eventuelle Antwort des Empfängers erhält. Komplizert nicht? Wir machen ein Beispiel.

  • Verfassen Sie eine neue Nachricht.
  • Wählen Sie den oder die Empfänger aus und schreiben Sie im Betreff „Bitte um Antwort“.
  • Klicken Sie auf OPTIONEN – WEITERE OPTIONEN – ANTWORT SENDEN AN.
  • Beim Feld ANTWORT SENDEN AN geben Sie eine andere E-Mail-Adresse als die eigene an.
    (selbstverständlich können Sie auch die eigene E-Mail-Adresse auch stehen lassen und weitere hinzufügen)
  • Klicken Sie auf SCHLIESSEN und anschliessend noch auf die Schaltfläche SENDEN.
  • Überprüfen Sie, ob der gewählte Empfänger die Antwort erhalten hat.

4. Mehre Nachrichten weiterleiten

Nehmen wir an, dass eine Arbeitskollegin gerne über die Korrespondenz, die aus mehr als nur einer Nachricht besteht, informiert werden möchte. Das ist möglich, indem Sie die gewünschten Nachrichten im Posteingang auswählen und dann alle zusammen an die betreffende Empfängerin weiterleiten. Wir machen dazu eine Übung.

  • Wählen Sie im Posteingang mindestens 3 Nachrichten aus.
    (Mehrfachmarkierung mit Ctrl Taste)
  • Klicke Sie im blau markierten Bereich auf die rechte Maustaste.
  • Wählen Sie im Kontextmenu WEITERLEITEN.
    (die ausgewählten Nachrichten werden angefügt)
  • Geben Sie die Empfänger ein und schreiben Sie in die Betreffzeile „Weiterleitung“.
  • Klicken Sie anschliessend auf SENDEN.

5. Nachrichten Vorlage

Wenn Sie bei Nachrichten immer wieder dieselben Informationen verwenden, die sich selten ändern, lohnt es sich Vorlagen zu erstellen, die bei Bedarf ergänzt werden können.

  • Erstellen Sie eine neue E-Mail.
  • Klicken Sie oben rechts bei . . . auf VORLAGEN ANZEIGEN und dann auf +VORLAGE.
  • Geben Sie den Vorlagentitel und Text ein, z.B.

    Sehr geehrte Damen und Herren

    Freundliche Grüsse
    Max Muster

  • Klicken Sie auf SPEICHERN.

Um die Vorlage zu verwenden, klicken Sie bei einer neuen Nachricht auf die gewünschte Vorlage.

6. Kalender freigeben

Wenn Sie im Team arbeiten und Besprechungen mit Kollegen planen, ist es praktisch Einsicht in die Kalender von den Kollegen zu haben. Die Freigabe des Kalenders erfolgt in 2 Stufen.

Kalender teilen:

  • Klicken Sie auf TEILEN – KALENDER.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN.
  • In der GLOBAL ADRESS LIST wählen Sie die Teilnehmer aus und fügen diese hinzu.
  • Beenden Sie den Vorgang mit OK.

Kalender hinzufügen:

  • Klicken Sie auf HINZUFÜGEN – AUS ADRESSBUCH.
  • Wählen Sie die Teilnehmer aus, von denen Sie wissen, dass sie ihren Kalender geteilt haben.
  • Beenden Sie den Vorgang mit OK.
  • Die hinzugefügten Kalender werden in der linken Spalte unten angezeigt und mit einem Klick auf das Kästchen Ihrem eigenen Kalender hinzugefügt.

7. Aufgaben erstellen und zuweisen

Sie können eine Aufgabe erstellen und diese auch jemandem zuweisen indem Sie bei Outlook Mail beim Dropdown Menu NEUE E-MAIL auf AUFGABE klicken.

  • Erstellen Sie eine neue Aufgabe und klicken Sie anschliessend auf AUFGABE ZUWEISEN.
  • Geben Sie einen oder mehrere Empfänger ein und klicken Sie auf SENDEN.

8. E-Mail-Adresse überprüfen

Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers korrekt eingegeben haben, können Sie das über diverse Online Dienste überprüfen lassen. Ein Überprüfungsdienst ist zum Beispiel: https://www.verifyemailaddress.org/email-validation

9. Sichere E-Mails mit Verschlüsselung (*mit E-Mail-ID)

Bei vetraulichen E-Mails möchten Sie nicht, das zwischen Sender und Empfänger Ihre Nachrichten „agbehört“ werden. Beim Desktop MS-Outlook ist standartmässig keine Verschlüsselung eingerichtet. Wenn Sie möchten, dass Ihre Nachricht nur vom Empfänger gelesen werden kann, gehen Sie folgendermassen vor:

  • Erstellen Sie eine neue Nachricht.
  • Geben Sie den oder die Epfänger und einen Betreff ein.
  • Klicken Sie auf OPTIONEN und anschliessend auf SICHERHEITSEINSTELLUNGEN.
  • Wählen Sie NACHRICHTEN UND ANLAGEN VERSCHLÜSSELN und klicken Sie auf OK.
  • Senden Sie die Nachricht.

* Vorraussetzung ist, dass Sie eine E-Mail-ID besitzen (https://www.swisssign.com/email.html)

Aufgabe: Finden Sie nach einer Möglichkeit, wie Sie auch ohne E-Mail-Verschlüsselung mit MS-Outlook einen vertraulichen Text übermitteln können.

Welches sind Ihrer Meinung nach die sichersten Online-E-Mail-Provider? Recherchieren Sie dazu im Internet.