1. E-Mail verfassen

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche NEUE E-MAIL.
  • Im Adressfeld (An…) geben Sie die Empfängeradresse ein oder wählen eine Adresse aus dem Adressbuch indem Sie auf die Schaltfläche An… klicken.
  • Im Feld Cc… können Sie weitere Empfänger eingeben, die eine Kopie der E-Mail erhalten sollen.
  • Im Feld BETREFF geben Sie der E-Mail einen Titel (die Empfänger werden es Ihnen danken).
  • Verfassen Sie die Nachricht.

1.1 Antworten und Weiterleiten

  • Wählen Sie eine soeben erhaltene Nachricht Ihrer Kollegin und schreiben Sie eine kurze Antwort.
  • Nehmen Sie die gleiche Nachricht und leiten Sie diese an eine andere Kollegin weiter.

1.2 Bcc / Empfänger nicht anzeigen

  • Verfassen Sie eine neue Nachricht.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche An… oder Cc…
  • Geben Sie im Feld Bcc… die Empfänger ein.
  • Senden Sie die Nachricht.
  • Überprüfen Sie die empfangenen Nachrichten Ihrer Kolleginnen.

1.3 Zustellungs- und Lesebestätigungen

  • Erstellen Sie eine Neue Nachricht.
  • Schreiben Die im Betreff «Bitte bestätigen».
  • Wählen Sie einen Empfänger aus.
  • Markieren Sie unter OPTIONEN > ZUSTELLUNGS- UND LESEBESTÄTIGUNG ANFORDERN.
  • Senden Sie die Nachricht.
  • Warten Sie auf die Zustellungs- und Lesebestätigung.

1.4 Nachrichten zurückrufen

  • Erstellen Sie eine Neue Nachricht.
  • Schreiben Die im Betreff «Zurückrufen».
  • Wählen Sie einen Empfänger aus.
  • Senden Sie die Nachricht.
  • Klicken Sie auf GESENDETE ELEMENTE.
  • Öffnen (Doppelklick) Sie die soeben Gesendete Nachricht.
  • Klicke Sie auf WAS MÖCHTEN SIE TUN?
  • Wählen Sie DIESE NACHRICHT ZURÜCKRUFEN.
  • Bestätigen Sie die Auswahl UNGELESENE KOPIEN DIESER NACHRICHT LÖSCHEN mit OK.

1.5 Datei direkt aus MS Office senden

  • Öffnen Sie ein kürzlich erstellte Word oder Excel Datei.
  • Klicken Sie auf das auf DATEI > FREIGEBEN > KOPIE SENDEN > WORD-DOKUMENT.
  • Das Programm MS-Outlook wird geöffnet und neue Nachricht wird erstellt.
  • Gebe Sie die Empfängeradresse ein.
  • Schreiben Sie einen kurzen Text.
  • Klicken Sie auf SENDEN.

2. Kontakte eintragen

Um einen neuen Kontakt einzutragen, klicken Sie auf der Registerkarte START > NEUE ELEMENTE > KONTAKT (Ctrl + Umschalttaste + C).

  • Tragen Sie die Namen und E-Mail-Adressen Ihrer Kolleginnen im Kurs ein.
  • Mit der Schaltfläche SPEICHERN & SCHLIESSEN werden die neuen Kontakte im Adressbuch abgelegt.

2.1 Kontaktgruppe erstellen

  • Klicken Sie bei START > NEUE ELEMENTE > WEITERE ELEMENTE > KONTAKTGRUPPE (Ctrl + Umschalttaste + L).
  • Im Fenster UNBENNANT > KONTAKTGRUPPE klicken Sie auf die Schaltfläche MITGLIEDER HINZUFÜGEN.
  • Wählen Sie aus dem ADRESSBUCH die Kontakte Ihrer Kolleginnen im Kurs. Sie müssen die Kontakte einzeln mit einem Doppelklick und mit OK hinzufügen.
  • Nachdem Sie alle Mitglieder hinzugefügt haben, geben Sie der Gruppe den Namen «EDV KURS».
  • Speichern Sie abschliessend die Kontaktgruppe.
  • Verfassen Sie eine neue Nachricht und senden Sie diese an die soeben erstellte Kontakt-gruppe (die Kontaktgruppe erscheint, wenn Sie auf An… klicken)
  • Wählen Sie die Kontaktgruppe mit einem DOPPELKLICK aus und bestätigen Sie mit OK.

3. Termine / Besprechung eintragen

  • Gehen Sie im Kalender auf die Monatsansicht.
  • Klicken Sie beim Mittwoch, 20. Januar 2021 im Feld auf die rechte Maustaste.
  • Wählen Sie im Kontextmenü NEUER TERMIN.
  • Im Terminfenster geben Sie einen Betreff und Ort ein, z.B. EDV Kurs und beim Ort Thalwil.
  • Bei BEGINN und ENDE können Sie die Zeiten ändern, z.B. von 10:00 – 12:00.
  • Um den Termin zu speichern, klicken Sie auf SPEICHERN & SCHLIESSEN.

3.1 Teilnehmer einladen

  • Klicken Sie in der Monatsansicht mir der rechten Maustaste auf den erstellten Termin.
  • Wählen Sie TEILNEHMER EINLADEN.
  • Wählen Sie eine(n) Teilnehmer(in) aus dem Adressbuch aus.
  • Bei der Auswahl aus dem Adressbuch bestimmen Sie, wer bei der Besprechung erforderlich oder optional ist.
  • SENDEN Sie die Einladung an den oder die Teilnehmer.
  • Wichtig: Die eingeladenen Teilnehmer müssen zusagen und auf die Einladung antworten.
  • Beim geöffneten Termin klicken Sie auf NACHVERFOLGUNG um zu sehen, welche Personen den Termin angenommen oder eventuell abgelehnt haben.

4. Signatur erstellen

  • Klicken Sie bei DATEI > OPTIONEN > E-MAIL auf SIGNATUREN.
  • Klicken Sie im Dialogfenster SIGNATUREN UND BRIEFPAPIER auf NEU.
  • Benennen Sie die Signatur z.B. Privat und geben Sie Ihren Namen und Vornamen ein.
  • Sichern Sie die Signatur mit OK.
  • Erstellen Sie eine neue Nachricht und fügen Sie die Signatur Privat ein.
  • Erstellen Sie eine 2. Signatur und geben Sie dieser den Namen Geschäftlich.
  • Fügen Sie hier zusätzlich einen Firmennamen ein, z.B. Verein Horizonte Thalwil.

5. Ordner Erstellen

Klicken mit der rechten Maustaste auf den Ordner POSTEINGANG.

  • Erstellen Sie zwei neue Ordner mit dem Namen Geschäftlich und Privat.
  • Im nächsten Schritt bestimmen Sie die Absender, deren Nachrichten beim Empfang in die entsprechenden Ordner verschoben werden.

5.1 Regel erstellen

Nachrichten von bestimmten Absendern filtern

  • Wählen Sie mit der rechten Maustaste eine bestehende Nachricht aus, für die Sie eine Regel erstellen möchten.
  • Klicken Sie im Kontextmenu auf REGELN > REGELN ERSTELLEN.
  • Im Dialogfenster REGEL ERSTELLEN markieren Sie die beiden Kästchen VON … und ELEMENT IN ORDNER VERSCHIEBEN.
  • Wählen Sie den Ordner PRIVAT aus und klicken Sie anschliessend auf OK.
  • Sie bekommen eine Bestätigung, die Sie mit OK quittieren können.
  • Bei der nächsten Meldung können Sie das Kästchen markieren und mit OK bestätigen.
  • Lassen Sie sich von dem Teilnehmer mit der eingegebenen E-Mail-Adresse eine Nachricht senden. (Diese sollte beim Empfang in dem angegebenen Ordner abgelegt werden.)

Regel im Betreff

  • Senden Sie sich gegenseitig eine Nachricht mit „Besprechung“ im Betreff.
  • Erstellen Sie eine Regel, dass Nachrichten mit dem Betreff „Besprechung“ in den Ordner „Geschäftlich“ verschoben werden.

6. Tools zum Aufräumen

Postfach bereinigen

  • Klicken Sie auf DATEI
  • TOOLS ZUM AUFRÄUMEN
  • POSTFACHBEREINIGUNG
  • Sie befinden sich jetzt im Fenster POSTFACH AUFRÄUMEN.
  • Suchen Sie nach Elementen, die älter als 0 Tage alt sind (alle Nachrichten werden gelöscht).
  • Markieren Sie in der Liste alle Elemente und löschen Sie diese.

6.1 Ordner, Regeln und Signaturen löschen

Abschliessend können Sie alle OrdnerSignaturen (DATEI > OPTIONEN > E-MAIL > SIGNATUREN) und Regeln (DATEI > IINFORMATIONEN > REGELN), die Sie selbst erstellt haben, löschen.

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