1. Serienbrief erstellen

In Zusammenhang mit einer Adressliste aus Excel können Sie denselben Brief an mehrere Empfänger senden.

1.1 Adressliste erstellen

Sie können entweder eine bereits vorhandene Adressliste verwenden oder eine neue erstellen. In unsere Übung erstellen wir eine Adressliste mit Excel.

  • Starten Sie das Programm Excel.
  • Öffnen Sie eine leere Arbeitsmappe.
  • Erstellen Sie folgende Adressliste.
AnredeVornameNameStrasse Nr.PLZOrt
HerrAlexManserSteintal9630Wattwil
FrauIreneGübeliBlumenweg 88600Dübendorf
HerrHugoFinkVogelweid9620Lichtensteig
FrauCarinaMettlerLindenweg 58000Zürich
HerrUrsMinderLindengasse 259000St. Gallen
FrauCorinneLehmannDorfweg 208600Dübendorf

  • Speichern Sie die Arbeitsmappe als “Word Serienbrief Adressliste“.
  • Beenden Sie das Programm Excel.

1.2 Text erstellen

  • Erstellen Sie einen kurzen Brief mit folgendem Inhalt.
Thermalbad
Wasserstrasse 20
8888 Bad Waldau¶



Platzhalter für die Anschrift


Datum¶


Gratis Wellness an Ihrem Geburtstag

Hier fügen Sie die Anrede ein¶

wir möchten Sie an Ihrem Geburtstag in unser Wellnessbad in Bad Waldau für einen kostenlosen Wellness Tag inklusive Sauna und Massage einladen.¶

Bitte melden Sie sich telefonisch oder per E-Mail an.¶


Freundliche Grüsse¶

Ihr Wellness Team¶

1.3 Seriendruckfelder einfügen

Die Anschriften im Serienbrief werden durch die Seriendruckfelder generiert. In unserem Beispiel brauchen wir die Seriendruckfelder für:

Anrede
Vorname Name
Strasse Nr

PLZ Ort

Gehen Sie an die Stelle, wo Sie die Anschrift einfügen und führen Sie folgende Schritte aus:

  • SENDUNGEN
  • EMPÄNGER AUSWÄHLEN
  • VORHANDENE LISTE VERWENDEN
  • Suchen Sie die Datei «Word Serienbrief Adressliste» und klicken Sie auf ÖFFNEN.
  • Beim Fenster TABELLE AUSWÄHLEN klicken Sie auf OK.
  • Wählen Sie ERSTE DATENREIHE ENTHÄLT SPALTENÜBERSCHRIFTEN.
  • Klicken Sie auf das Symbol SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN.
  • Fügen Sie bei der Anschrift alle Seriendruckfelder ein.
  • Unter dem Betreff fügen Sie die Anrede mit der Schaltfläche GRUSSZEILE ein.
  • Die Dateneingabe ist abgeschlossen. Speichern Sie das Dokument als Word Serienbrief.
Serienbrief Tabelle auswählen

1.4 Vorschau der Ergebnisse

Um sich das Ergebnis als Vorschau anzeigen zu lassen, klicken Sie auf das Symbol VORSCHAU ERGEBNISSE.
Die einzelnen Datensätze können Sie sich mit der Pfeiltaste < > anzeigen lassen.

1.5 Dokumente drucken

Über die Schaltfläche FERTIG STELLEN UND ZUSAMMENFÜHREN können Sie die Dokumente aus-drucken.

2. Etiketten erstellen

  • Klicken Sie auf SENDUNGEN
  • SERIENDRUCK STARTEN
  • ETIKETTEN
  • Der Dialog ETIKETTEN EINRICHTEN öffnet sich.
  • Wählen Sie den Etikettenhersteller Avery Zweckform
  • Etikettennummer LR3424
  • Klicken Sie anschliessend auf OK.

Etiketten einrichten

2.1 Empfänger auswählen

  • Klicken Sie auf die Registerkarte SENDUNGEN und dann auf EMPÄNGER AUSWÄHLEN.
  • Wählen Sie VORHANDENE LISTE VERWENDEN.
  • Suchen Sie die Excel Datei «Word Serienbrief Adressliste» und klicken Sie auf ÖFFNEN.
  • Beim Fenster TABELLE AUSWÄHLEN klicken Sie auf OK.

Nun können Sie die Seriendruckfelder einfügen, die später durch die konkreten Angaben aus der Datenquelle ersetzt werden. Platzieren Sie den Cursor in der ersten Zeile der ersten Etikette, und klicken Sie auf den Pfeil neben dem Symbol SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN.

  • In der Drop-Down Liste wählen Sie die Anrede. Eine Zeile darunter fügen Sie Vorname und Nachname ein, darunter Strasse Nr und darunter Postleitzahl und Ort.
  • Klicken Sie nun auf ETIKETTEN AKTUALISIEREN und auf VORSCHAU ERGEBNISSE. Danach werden die eingefügten Felder in allen Etiketten angezeigt.

2.2 Etiketten drucken

Zu guter Letzt klicken Sie auf FERTIGSTELLEN UND ZUSAMMENFÜHREN auf der Registerkarte SENDUNGEN. Um die Etiketten direkt zu drucken, wählen Sie DOKUMENTE DRUCKEN.

  • Beim Drucken wählen Sie AKTUELLER DATENSATZ.
  • (Achtung: im Kurs nicht drucken!)

3. Visitenkarten erstellen

Mit der Funktion SENDUNGEN > ETIKETTEN können Sie in wenigen Schritten Visitenkarten erstellen.

  • Klicken Sie auf SENDUNGEN > ETIKETTEN.
  • Im Fenster UMSCHLÄGE UND ETIKETTEN klicken Sie auf OPTIONEN.
  • Bei ETIKETTEN EINRICHTEN klicken Sie auf NEUES ETIKETT.
  • Wählen Sie den ETIKETTENNAME „Visitenkarte“.
  • Gebe Sie die Masse wie im Bild angegeben ein.
  • Bestätigen Sie 2-mal mit OK.
  • Im Menü SENDUNGEN > ETIKETTEN geben Sie Ihre Adresse und eventuell Telefonnummer und E-Mail-Adresse ein.
  • Klicken Sie auf NEUES DOKUMENT um die Visitenkarten anzuzeigen.
  • Nachträglich können Sie die Schrift und den Absatz formatieren und die Hintergrundfarbe wählen.
  • Fügen Sie auf der Visitenkarte ein Bild ein und positionieren Sie es auf der Visitenkarte.
  • Wenn Sie mit dem Resultat zufrieden sind, können Sie den Text und das Bild markieren.
  • Klicken Sie erneut bei SENDUNGEN auf ETIKETTEN und anschliessen auf NEUES DOKUMENT.
  • Die vorgenommenen Änderungen werden nun bei allen Visitenkarten angezeigt.
  • Die Hintergrundfarbe bestimmen Sie mit ENTWURF > SEITENFARBE
Visitenkarten erstellen

4. Hierarchie erstellen

Mit der Funktion SMARTART im Menü EINFÜGEN könne Sie nebst anderen Diagrammen ein Familien-stammbaum erstellen.

  • Erstellen Sie ein neues Dokument.
  • Wählen Sie die LAYOUT > AUSRICHTUNG > QUERFORMAT.
  • Klicken Sie auf EINFÜGEN > SMARTART > HIERARCHIE.
  • Wählen Sie die Darstellung HIERARCHIE in der 1. Spalte und 2. Zeile aus und klicken Sie auf OK.
  • Vergrössern Sie das Feld, indem Sie in der Mitte des rechten Randes mir der Maus nach rechts ziehen.
  • Klicken Sie oben links auf TEXTBEREICH um den Text einzugeben.
  • Geben Sie zuoberst in der Hierarchie Ihren Vornamen ein.
  • Auf der nächsten Ebene geben Sie Vater und Mutter ein.
  • Mit der Tabulator Taste gehen Sie eine Ebene tiefer.
  • Mit der Rückwärts Taste kommen Sie eine Ebene höher.

Organigramm mit SmartArt
Organigramm mit SmartArt
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