outlook 2 – kalender / filter

1. Termine / Besprechung eintragen

Um einen Termin einzutragen, klicken Sie auf das Kalender Symbol. Im Kalender können Sie verschiedene Ansichten wählen, z.B. Tages-, Wochen– oder Monatsansicht.

  • Gehen Sie im Kalender auf die Monatsansicht.
  • Klicken Sie beim Mittwoch, 28. April 2021 im Feld auf die rechte Maustaste.
  • Wählen Sie im Kontextmenü NEUER TERMIN.
  • Im Terminfenster geben Sie einen Betreff und Ort ein, z.B. EDV Kurs und beim Ort Thalwil.
  • Bei BEGINN und ENDE können Sie die Zeiten ändern, z.B. von 10:00 – 12:00.
  • Um den Termin zu speichern, klicken Sie auf SPEICHERN & SCHLIESSEN.

1.1 Termine bearbeiten

Um einen bestehenden Termin zu bearbeiten, klicken Sie doppelt auf den entsprechenden Termin.

  • Öffnen Sie den soeben erstellten Termin mit einem DOPPELKLICK.
  • Geben Sie im Feld ERINNERUNG (Glockensymbol) 2 Stunden ein.
  • Speichern Sie die Änderung.

1.2 Teilnehmer einladen

Bei einer geplanten Besprechung haben Sie die Möglichkeit Teilnehmer per E-Mail einzuladen. Wenn im Computernetz der Microsoft Exchange Server und die Freigabe von den Benutzern installiert sind, können Sie die Verfügbarkeit über den Terminkalender der Teilnehmer prüfen.

  • Klicken Sie in der Monatsansicht mir der rechten Maustaste auf den erstellten Termin.
  • Wählen Sie TEILNEHMER EINLADEN.
  • Wählen Sie eine(n) Teilnehmer(in) aus dem Adressbuch aus.
  • Bei der Auswahl aus dem Adressbuch bestimmen Sie, wer bei der Besprechung erforderlich oder optional ist.
  • SENDEN Sie die Einladung an den oder die Teilnehmer.
  • Wichtig: Die eingeladenen Teilnehmer müssen zusagen und auf die Einladung antworten.
  • Beim geöffneten Termin klicken Sie auf NACHVERFOLGUNG um zu sehen, welche Personen den Termin angenommen oder eventuell abgelehnt haben.

1.3 Terminserie

Bei Terminen, die sich zum Beispiel wöchentlich wiederholen, können Sie die Häufikeit angeben. Erstellen Sie dazu einen neuen Termin. Zum Beispiel den abendlichen Besuch in einem Fitnessecenter.

1.4 Termine kategorisieren

Um einen besseren, farblichen Überblick bei den Terminen zu haben, können Sie neue und auch bestehende Termine farblich und thematisch kategorisieren.

2. Kalender freigeben

Wenn Sie im Team arbeiten und Besprechungen mit Kollegen planen, ist es praktisch Einsicht in die Kalender von den Kollegen zu haben. Die Freigabe des Kalenders erfolgt in 2 Stufen.

Kalender teilen:

  • Klicken Sie auf TEILEN – KALENDER.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN.
  • In der GLOBAL ADRESS LIST wählen Sie die Teilnehmer aus und fügen diese hinzu.
  • Beenden Sie den Vorgang mit OK.

Kalender hinzufügen:

  • Klicken Sie auf HINZUFÜGEN – AUS ADRESSBUCH.
  • Wählen Sie die Teilnehmer aus, von denen Sie wissen, dass sie ihren Kalender geteilt haben.
  • Beenden Sie den Vorgang mit OK.
  • Die hinzugefügten Kalender werden in der linken Spalte unten angezeigt und mit einem Klick auf das Kästchen Ihrem eigenen Kalender hinzugefügt.

3. Aufgaben erstellen und zuweisen

Sie können eine Aufgabe erstellen und diese auch jemandem zuweisen indem Sie bei Outlook Mail beim Dropdown Menu NEUE E-MAIL auf AUFGABE klicken.

  • Erstellen Sie eine neue Aufgabe und klicken Sie anschliessend auf AUFGABE ZUWEISEN.
  • Geben Sie einen oder mehrere Empfänger ein und klicken Sie auf SENDEN.

4. E-Mail-Adresse überprüfen

Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers korrekt eingegeben haben, können Sie das über diverse Online Dienste überprüfen lassen. Ein Überprüfungsdienst ist zum Beispiel: https://www.verifyemailaddress.org/email-validation

5. Nachrichten Filtern

Nachrichten von gleichen Absendern können automatisch sortiert werden. Dazu werden Ordner erstellt. Beim Empfang wird die entsprechende Mail gefiltert und in den definierten Ordner verschoben.

5.1. Ordner Erstellen

Bevor Sie Filter definieren, erstellen Sie die entsprechen Ordner im Posteingang. Die empfangenen Mails werden durch die definierten Regeln in den entsprechenden Ordern abgelegt.

Ordner erstellen

  • Klicken mit der rechten Maustaste auf den Ordner POSTEINGANG.
  • Erstellen Sie zwei neue Ordner mit dem Namen Geschäftlich und Privat.
  • Im nächsten Schritt bestimmen Sie die Absender, deren Nachrichten beim Empfang in die entsprechenden Ordner verschoben werden.

5.2 Regel erstellen

Regeln sind Kriterien, nach denen die empfangenen Nachrichten aussortiert werden sollen. Das können Absender-Adressen oder Begriffe sein, die in der Betreffzeile oder im Inhalt der Nachricht stehen.

Nachrichten von bestimmten Absendern filtern

  • Wählen Sie mit der rechten Maustaste eine bestehende Nachricht aus, für die Sie eine Regel erstellen möchten.
  • Klicken Sie im Kontextmenu auf REGELN > REGELN ERSTELLEN.
  • Im Dialogfenster REGEL ERSTELLEN markieren Sie die beiden Kästchen VON … und ELEMENT IN ORDNER VERSCHIEBEN.
  • Wählen Sie den Ordner PRIVAT aus und klicken Sie anschliessend auf OK.
  • Sie bekommen eine Bestätigung, die Sie mit OK quittieren können.
  • Bei der nächsten Meldung können Sie das Kästchen markieren und mit OK bestätigen.
  • Lassen Sie sich von dem Teilnehmer mit der eingegebenen E-Mail-Adresse eine Nachricht senden. (Diese sollte beim Empfang in dem angegebenen Ordner abgelegt werden.)

Regel für Betreff

  • Senden Sie sich gegenseitig eine Nachricht mit „Besprechung“ im Betreff.
  • Erstellen Sie eine Regel, dass Nachrichten mit dem Betreff „Besprechung“ in den Ordner „Geschäftlich“ verschoben werden.

6. Junk-E-Mail (Spam)

Wer kennt das nicht? Man hat den PC für eine Weile nicht verwendet und beim nächsten Abrufen der Nachrichten wird Ihr Posteingang mit Werbe-E-Mails (Spam) zugestopft. Outlook hat schon ab der Installation einen Spam Filter, welcher ungewollte Mails in den Junk-E-Mail-Ordner verschiebt. Doch mit der Zeit kommen immer mehr ungewollte Absender dazu, deren Nachrichten man nicht gerne im Posteingang haben möchte.

6.1 Absender sperren

Vorgehensweise

  • Um einen Absender zu sperren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht und wählen im Kontextmenü JUNK-E-MAIL > ABSENDER SPERREN.
  • Zukünftige Nachrichten der gesperrten Absender werden in den Junk-E-Mail-Ordner abgelegt.

6.2 Sperrung aufheben

Es kann vorkommen, dass ein Absender versehentlich gesperrt wurde oder vom System als Junk-E-Mail eingestuft wurde. Um die Sperrung aufzuheben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht und wählen JUNK-E-MAIL > ABSENDER NIE SPERREN. Wenn Sie KEINE JUNK-E-MAIL wählen, wird die Nachricht in den Posteingang verschoben.

6.3 Junk-E-Mail-Optionen

Bein den JUNK-E-MAIL-OPTIONEN können Sie auf der Registerkarte OPTIONEN die Empfindlichkeit des Filters einstellen. Bei der ersten Auswahl werden nur Nachrichten von blockierten Absendern gefiltert. Bitte beachten Sie, dass bei der Auswahl HOCH auch E-Mails in den Junk-E-Mail-Ordner gelangen können, die nicht unbedingt „Spam“ sind.

7. Posteingang aufräumen

Wenn der Posteingang unübersichtlich wird, empfiehlt es sich Nachrichten in die entsprechenden Ordner zu verschieben (mit Drag&Drop) und auch wieder einmal den Junk-E-Mail und Gelöschte Elemente Ordner zu leeren.

7.1 Junk-E-Mail-Inhalt löschen

Was im Junk-E-Mail-Ordner abgelegt ist, bleibt so lange dort, bis dieser geleert wird. Also muss dieser von Zeit zu Zeit gesäubert werden.

  • Um alle Nachrichten im JUNK-E-MAIL-Ordner zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner JUNK-E-MAIL und wählen ORDNER LEEREN.

7.2 Gelöschte Elemente endgültig löschen

Bis jetzt konnten Sie noch alle versehentlich gelöschten Nachrichten aus diesem Ordner retten. Wenn Sie sicher sind, dass Sie auf die gelöschten Nachrichten endgültig verzichten können, können Sie auch hier alle Nachrichten löschen.

  • Um alle Nachrichten im Ordner GELÖSCHTE ELEMENTE zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner GELÖSCHTE ELEMENTE und wählen ORDNER LEEREN.

8. Tools zum Aufräumen

Unter dem Menu DATEI – TOOLS ZUM AUFRÄUMEN finden Sie weitere Werkzeuge, die das Aufräumen vereinfachen.

Postfach bereinigen

  • Klicken Sie auf DATEI
  • TOOLS ZUM AUFRÄUMEN
  • POSTFACHBEREINIGUNG
  • Sie befinden sich jetzt im Fenster POSTFACH AUFRÄUMEN.
  • Suchen Sie nach Elementen, die älter als 0 Tage alt sind (alle Nachrichten werden gelöscht).
  • Markieren Sie in der Liste alle Elemente und löschen Sie diese.

9. Ordner, Regeln und Signaturen löschen

Abschliessend können Sie alle Ordner, Signaturen (DATEI > OPTIONEN > E-MAIL > SIGNATUREN) und Regeln (DATEI > IINFORMATIONEN > REGELN), die Sie selbst erstellt haben, löschen.

10. Sichere E-Mails mit Verschlüsselung (*mit E-Mail-ID)

Bei vetraulichen E-Mails möchten Sie nicht, das zwischen Sender und Empfänger Ihre Nachrichten „abgehört“ werden. Wenn Sie möchten, dass Ihre Nachricht nur vom Empfänger gelesen werden kann, gehen Sie folgendermassen vor:

  • Erstellen Sie eine neue Nachricht.
  • Geben Sie den oder die Epfänger und einen Betreff ein.
  • Klicken Sie auf OPTIONEN und anschliessend auf SICHERHEITSEINSTELLUNGEN.
  • Wählen Sie NACHRICHTEN UND ANLAGEN VERSCHLÜSSELN und klicken Sie auf OK.
  • Senden Sie die Nachricht.
  • Vorraussetzung ist, dass Sie eine E-Mail-ID besitzen (https://www.swisssign.com/email.html)